Comment éviter de surcharger sa boite professionnelle lors des échanges avec les parents et/ou les élèves ? Comment partager des documents ?

Solution 1 : envoyer uniquement des liens vers des fichiers sauvegardés sur un « drive » par le biais de Nextcloud qui fait partie des outils apps.education.fr que vous pouvez découvrir ici : lien vers Numedu68). Un tutoriel complet expliquant comment partager un fichier mais aussi partager un dossier est disponible ici (voir particulièrement à partir de la page 3).

L’avantage du partage de dossier est de ne donner qu’un seul lien aux parents (celui du dossier partagé), et de mettre tous les fichiers  les fichiers que vous voudrez (à la manière d’un drive). Une fois que les parents / élèves ont accès à ce dossier, il n’est donc pas nécessaire de donner un nouveau lien vers chaque fichier à l’intérieur.

Solution 2 : pour éviter le même problème cette fois à la réception de messages, vous trouverez ci-après un tutoriel pour permettre (par exemple à vos élèves) de vous transmettre des fichiers. L’avantage de ce moyen est d’alléger vos boites et d’avoir l’ensemble des documents reçus au même endroit. Le tutoriel est à télécharger ici.

Quels outils utiliser pour la Visio-conférence ?

Solution 1 : Le plus utilisé est la classe virtuelle du CNED, simple d’utilisation et disposant de fonctionnalités plutôt pratiques. Depuis sa mise à jour, il est préférable de de choisir « Classe virtuelle sans salle d’attente », plus simple à gérer. Le tutoriel est à lire ici.

Solution 2 : L’outil webconférence sur apps.education.fr est également intéressant. Son accès est un peu plus long puisqu’il nécessite de créer un compte et d’être connecté avec ses identifiants Arena, mais il s’avère finalement assez pratique à l’usage, même s’il est toujours préférable de ne pas abuser des caméras et micros ouverts qui saturent les serveurs. Le guide d’utilisateur très complet est à lire en ligne.

Comment partager des vidéos ?

Il est évidemment impossible d’envoyer des vidéos par mail en raison de la taille de ces dernières. A la place d’utiliser des plateformes qui ne respectent pas les RGPD, l’académie de Strasbourg a ouvert un accès Peertube disponible depuis apps.education.fr qui offre des fonctionnalités proches de celles de Youtube, avec notamment des critères de confidentialité à modifier. S’il s’agit par exemple de vidéos destinées uniquement à la classe, il est préférable de choisir l’option « non listée » qui permettra de ne trouver la vidéo qu’avec son lien.